Svinkovod.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Многоуровневая группировка строк в excel

Exceltip

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Группировка в сводных таблицах

Сводные таблицы Excel обладают инструментом группировки полей с различными типами данных: даты, числа и текст. К примеру, вы можете сгруппировать даты заказов по годам или месяцам, посмотреть количество протестированных учеников, набравших проходной бал. Вручную выбрать текстовые элементы в поле сводной таблицы и группировать их. Это позволит увидеть промежуточные итоги для определенного набора пунктов в сводной таблице.

В сегодняшнем посте мы рассмотрим группировку в сводных таблицах.

Группировка по датам

Для группировки по датам, щелкните правой кнопкой мыши на поле с датами в сводной таблице. В выпадающем меню, выберите Группировать.

группировка по датам

В появившемся диалоговом окне Группирование, выберите один или несколько пунктов из поля с шагом. Для ограничения стартовой и конечной даты, вы можете изменить их в полях Начиная с и По. Жмем ОК для закрытия диалогового окна.

группировка по годам и месяцам

Группировка по неделям

Для группировки дат по неделям, щелкните правой кнопкой мыши на поле с датами. В выпадающем меню, выберите Группировать. В появившемся диалоговом окне Группирование, выберите пункт Дни в поле С шагом и укажите количество дней 7. Если необходимо, можно изменить стартовую дату на другую. Жмем ОК.

группировка по неделям

Группировка числовых значений

Для начала необходимо создать сводную таблицу, и поместить в поле строк данные, которые вы хотите сгруппировать.

Обратите внимание, что данные по численности населения находятся в поле строк.

сводная таблица без группировки

Выделите поле, которое вы хотите сгруппировать, и перейдите по вкладке Работа со сводными таблицами -> Группировать -> Группировка по полю.

группировка по полю

В появившемся диалоговом окне Группирование, настройте диапазон группировки и шаг. В нашем случае, мы выставили диапазон от 0 до 12000 с шагом 1000.

группирока по выделенному полю

В поле Значения поместите данные, которые вы хотите свести по сгруппированным данным. В нашем примере, я хочу увидеть количество регионов в каждом диапазоне численности.

список полей сводной таблицы

Получившаяся сводная таблица показывает частотное распределение численности населения регионов России.

сводная таблица с группировкой

Группировка текстовых полей

Пункт Группировать будет недоступен из выпадающего меню, если вы щелкните правой кнопкой мыши по текстовому полю. Их необходимо группировать вручную.

Выберите поле, которое вы хотите сгруппировать. На ленте перейдите по вкладке Работа со сводными таблицами -> Группировать -> Группа по выделенному.

группировка текстовых полей

Чтобы переименовать название группы, щелкните по полю левой кнопкой мыши и в строке формул введите свое название.

Вам также могут быть интересны следующие статьи

Один комментарий

Здравствуйте, помогите пожалуйста разобраться, при группировке цифровых данных группы формируются в таком виде: 0-199, 200-399, 400-599 и т.д., как сделать чтобы конец диапазона совпадал с началом? То есть было бы 0-200, 200-400, 400-600 и т.д.? Надеюсь этому есть какое-то решение..( Спасибо!

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Читайте так же:
Выполнение нескольких условий в excel

Данные для сводной таблицы

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Шапка сводной таблицы

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Сведение данных с помощью формулы

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Кнопки построения сводной таблицы на ленте

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Макеты рекомендуемых сводных таблиц

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Диалоговое окно создания сводной таблицы

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Пустая сводная таблица

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

Панель управления полями сводной таблицы

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

Читайте так же:
Можно ли бытовой пылесос подключать к штроборезу

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

Создание макета сводной таблицы

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

Сводная таблица

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

Читайте так же:
Макрос цифры прописью в excel

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

Обновление сводной таблицы

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Обновить все

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Многоуровневая группировка строк в excel

21.08.2011 19:33 | Автор: Автор | | |

40Не все таблицы просты, как дважды два. Порой приходится создавать сложные и, что главное, очень большие таблицы. А монитор при этом не столь большой, как хотелось бы. И при работе с таблицей возникает большое желание свернуть подальше ненужные данные, а оставить лишь необходимые.

Что ж, можете радоваться, это вполне возможно. Называется ваше истовое желание – скрытие ненужных строк, а также группировка. О скрытии можно сказать, что сей способ не очень удобен, но действенен. Вам достаточно кликнуть правой кнопкой вашей мышки по заголовку столбика, и там вы найдете команду Скрыть (она прячется в контекстном меню). Ну вот, уже несколькими ячейками, временно не нужными, стало меньше.

Но здесь есть минус: каждый столбик и каждая строчка, которые нужно скрыть, будут пройдены вами вручную, персонально. Чтобы отобразить ячейки обратно, идите в то же самое контекстное меню и ищите там команду Отобразить.

41

А если выделить сразу несколько строчек (или, аналогично, столбиков), их можно сгруппировать, это будет проявляться в появлении прямоугольной скобы. Для этого идите (после выделения) в Данные, ищите там Группу и структуру, а в ней – Группировать. Делать такие группы можно вложенными друг в друга, причем вы можете сделать до восьми уровней таких вложенных групп.

А чтобы сгруппировать данные макросом, нам потребуется таблица, где четко видны вложенные уровни информации. Вручную группировать вы запаритесь. Так что, автор сайта рlаnеtаеxсеl делится своим макросом:

Dim level As Single, i As Single

Dim start As Single, LastRow As Single

Const FIRST_ROW = 2 это будет вашей первой строчкой группируемого списка

Const FIRST_COLUMN = 1 ‘а это – первым столбиком группируемого списка

Const NUMBER_OF_LEVELS = 3 ‘здесь прописано количество уровней

Set ws = ActiveSheet

ws.UsedRange.ClearOutline ‘убираем все группировки на листе

LastRow = WorksheetFunction.Match(«Конец», ws.Columns(FIRST_COLUMN), 0) ‘а таким образом мы определяем номер табличной последней строки

‘затем мы проходим по всем уровням

For level = 1 To NUMBER_OF_LEVELS

For i = FIRST_ROW To LastRow

‘здесь вам понадобится номер строки, если нашли начальную ячейку группы

If ws.Cells(i, level) <> «» And _

WorksheetFunction.CountA(ws.Cells(i + 1, FIRST_COLUMN).Resize(1, level)) = 0 Then start = i

‘а здесь понадобится конец группы

If WorksheetFunction.CountA(ws.Cells(i + 1, FIRST_COLUMN).Resize(1, level)) > 0 And start > 0 Then

ws.Rows(start + 1 & «:» & i).Group

В макрос можно вставить свой нужный номер ячейки, с которой начинается список (именно отсюда и пойдет группировка), а также номер первого списочного столбца. Но нужно помнить, что для корректной работы макроса нужно обязательное слово Конец, в последней строчке. А еще уровни должны заполняться по порядку, так что третий уровень данных не должен быть написан ранее второго.

Читайте так же:
Где в интернет эксплорер свойства браузера

Группировка данных в сводной таблице

Основное предназначение сводной таблицы — анализ данных. И для этого она снабжена достаточным довольно обширным функционалом, включая группировку элементов. Для чего она нужна. Предположим, имеется таблица примерно такого вида:

И необходимо проанализировать данные в разрезе месяца или квартала или на основании групп артикулов с определенным шагом.

ГРУППИРОВКА ДАТЫ И ВРЕМЕНИ
Если необходимо просмотреть суммарную стоимость предложений по кварталам, то пригодиться группировка по датам.

  1. Выделить любую ячейку нужного поля из области строк или столбцов и щелкнуть правой кнопкой мыши;
  2. Выбрать из контекстного меню пункт Группировать (Group) ;
  3. В поле Начиная с (Starting at) ввести начальную дату для группы;
  4. В поле по (Ending at) ввести конечную дату для группы;
  5. В поле с шагом (By) выбрать диапазон группировки: секунды, минуты, часы, дни, месяцы, кварталы, годы (seconds, minutes, hours, days, months, quarters, years) ;
  6. Нажать OK

Начиная с 2016 версии Excel группировка полей с датой и временем создается автоматически сразу при добавлении поля в область сводной таблицы. Чтобы отключить автогруппировку перейдите в: Файл (File)Параметры (Options)Данные (Data) -снять галочку с пункта Отключить автоматическое группирование столбцов даты и времени в сводных таблицах (Disable automating grouping of Date|Time columns in PivotTables) .

ГРУППИРОВКА ЧИСЛОВЫХ ПОЛЕЙ
Может пригодиться для группировки по занятым местам или по ценам предложений. Например, можно отобрать все предложения от 110 000р до 130 000р с шагом 10 000р. В данном случае получим таблицу, в которой будут интересующие предложения из указанного диапазона, разбитые с нужным шагом. Если какие значения превышают указанную сумму(130 000р), то будет отдельная группа: >130000, если меньше: <110000.

  1. Выделить любую ячейку нужного поля из области строк или столбцов и щелкнуть правой кнопкой мыши;
  2. Выбрать из контекстного меню пункт Группировать (Group) ;
  3. В поле Начиная с (Starting at) ввести первый элемент группы (110000);
  4. В поле по (Ending at) ввести последний элемент группы (130000);
  5. В поле с шагом (By) указать шаг для детализации в каждой группе (10000).

Что делать, если данные не группируются
При группировке дат и числовых полей есть небольшой нюанс: иногда, при наличии дат или чисел в ячейках и вызове группировки можно получить сообщение «Выделенные объекты нельзя объединить в группу.«:
Выделенные объекты нельзя объединить в группу
И вроде бы в ячейках даты/числа и все равно. В данном случае следует проверить — а действительно ли числа это числа, а даты — даты? Потому как бывает и так, что выглядят в ячейках данные как числа или даты, а на деле это просто текст. В большинстве случаев Excel подсвечивает такие ячейки зелеными треугольничками в левом верхнем углу:
Число как текст
В этом случае все просто: находим самую первую ячейку с таким треугольничком и выделяем все нижестоящие ячейки(до конца таблицы(Ctrl+Shift+стрелка вниз)). После чего прокручиваем лист обратно к этой ячейке, нажимаем на значок с воскл.знаком левее ячейки и в раскрывшемся меню выбираем Преобразовать в число(дату).
Преобразовать в число
После этого обязательно необходимо перейти в сводную таблицу и обновить её(выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить (Refresh) или вкладка Данные (Data) →Обновить все (Refresh all) →Обновить (Refresh) ). Вполне возможно, что это действие придется повторить еще один-два раза.

Читайте так же:
Как в автокад перейти в 3d режим

Но может быть и так, что зеленых треугольников нет, а группировка не работает. Для начала следует убедиться, что в столбце нет ячеек с явным текстом, а так же ячеек с пробелами. По хорошему — пустые ячейки тоже лучше убрать или заменить нолями. Опять обновить пару раз сводную.

Если после этого группировка все равно отказывается работать — значит где-то еще есть числа/даты, записанные как текст. Но они могут быть не подсвечены зеленым треугольником. Такое поведение часто наблюдается в файлах, выгруженных из 1С или иных программ. Часто побеждают это очень упорным трудом: выделяют ячейку, жмут F2(чтобы войти в режим редактирования ячейки) и Enter. Тогда Excel преобразует дату/число в настоящие дату/число. Но если таких ячеек хотя бы 100 — это уже не на пару минут рутины. Благо, все это можно сделать за пару секунд. Чтобы быстро преобразовать ячейки с датами/числами, записанными как текст в реальные даты/число необходимо:

  • скопировать любую пустую ячейку на листе
  • выделить все ячейки с датами/числами
  • правая кнопка мыши -Специальная вставка (Paste Special) -в окне выбрать Значения (Values) , операция — Сложить (Multiply)
  • ОК

Excel автоматом преобразует даты и числа в нормальные данные. Возможно, придется заново задать формат датам — но это уже совершенно не сложно: правая кнопка мыши —Формат ячеек (Format Cells) -Дата (Date) .
Про другие возможности Специальной вставки можно прочитать в этой статье: Как быстро умножить/разделить/сложить/вычесть из множества ячеек одно и то же число?

ГРУППИРОВКА ТЕКСТОВЫХ ПОЛЕЙ ИЛИ ОТДЕЛЬНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ

  1. Выделить ячейку из области строк или столбцов с одним из элементов поля для группировки;
  2. Удерживая CTRL или SHIFT выделить другие элементы (ячейки) этого поля;
  3. Щелкнуть правой кнопкой по любой выделенной ячейке и выбрать из контекстного меню пункт Группировать (Group) или на вкладке Параметры (Options) в группе Группировать (Group) нажать кнопку Группа по выделенному (Group Selection);

  4. При необходимости задать свое имя группе

В полях с уровнями можно группировать только элементы, имеющие одинаковые подуровни. Например, если в поле есть два уровня «Страна» и «Город», нельзя сгруппировать города из разных стран.

ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ ГРУППЫ ПО УМОЛЧАНИЮ
При группировке элементов Excel задает имена групп по умолчанию, например Группа1 (Group1) для выбранных элементов или Кв-л1 (Qtr1) для квартала 1(если работаем с датами). Задать группе более понятное имя совсем несложно:

    1. Выделить имя группы;
    2. Нажать клавишу F2;
    3. Ввести новое имя группы.

    1. Выделить группу элементов, которые требуется разгруппировать;
    2. На вкладке Параметры (Options) в группе Группировать (Group) нажать кнопку Разгруппировать (Ungroup) (или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню пункт Разгруппировать (Ungroup) ).

    Для числовых полей или полей даты и времени все группы для поля будут разгруппированы. При выборе групп будут разгруппированы только выбранные элементы, а поле группы не будет удалено из списка полей сводной таблицы, пока все группы в поле не будут удалены.

    голоса
    Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector