Занятие 1. Основы работы в ms Excel

Занятие 1. Основы работы в ms Excel

Ячейка A2 уже содержит название месяца «Январь». Чтобы продолжить список, выделите ячейку A2 и поместите указатель в правый нижний угол этой ячейки, чтобы он принял форму черного крестика (+). (Это должен быть именно нижний правый угол, иначе ничего не получится.)

Перетащите маркер заполнения вниз до конца столбца. По мере перетаскивания всплывающая подсказка показывает в каждой строке то значение, которым будет заполнена данная ячейка. Когда появится подсказка «Сентябрь» (в строке 10), отпустите кнопку мыши. Список будет заполнен.

2. Заполнения списка числами

Чтобы ввести последовательность чисел, нужно ввести несколько первых чисел, чтобы дать «установку» программе Excel.

В ячейке C2 введите 5.

В ячейке C3 введите 10.

Выделите ячейку C2, нажмите клавишу SHIFT, выделите ячейку C3, затем отпустите клавишу SHIFT. Перетащите маркер заполнения вниз по столбцу.

Программа Excel автоматически заполнит список числами, увеличивающимися с шагом 5.

Когда появится всплывающая подсказка «45», отпустите кнопку мыши.

3. Создание нового списка для автоматического заполнения

Предположим, что вам часто приходится вводить на листе список сотрудников. Для экономии времени удобно создать свой настраиваемый список, который будет автоматически заполняться программой Excel после ввода фамилии первого сотрудника.

Выделите список фамилий сотрудников в столбце E. Для этого выделите ячейку E2 и перетащите курсор вниз до ячейки E10. (Перетаскивать следует только тонкий белый крестик, который появляется при наведении указателя на ячейку. Маркер заполнения пока не используется, поэтому не выделяйте маленький черный квадратик в правом нижнем углу ячейки.) Теперь список фамилий выделен.

Нажмите кнопку «Office» . В выпадающем меню нажмите кнопку «Параметры Excel». В левой части окна выберите пункт «Основные». В правой части окна — Изменить списки.

Нажмите кнопку Импорт, затем кнопку OK — OK

Теперь проверим новый список. В ячейке E12 введите Иванов Антон и нажмите клавишу ВВОД. Выделите ячейку (E12) и перетащите маркер заполнения вниз до строки E20, чтобы заполнить список. При перетаскивании следите за всплывающими подсказками. Когда появится подсказка Гаврилов Юрий, список будет готов.

Теперь, когда все сделано, список можно удалить, чтобы не гадать впоследствии, зачем он здесь.

Снова нажмите кнопку «Office» . В выпадающем меню нажмите кнопку «Параметры Excel». В левой части окна выберите пункт «Основные». В правой части окна — Изменить списки. В поле Списки выделите созданный список. Нажмите кнопку Удалить. Последует сообщение о том, что отменить удаление списка будет невозможно. Нажмите кнопку ОК дважды.

4. Дублирование текста с помощью маркера заполнения

Предположим, вам приходится вводить строки Готово или Не готово во многих местах листа. С помощью маркера заполнения можно ввести один и тот же текст несколько раз подряд.

Ячейка G2 уже содержит текст «Готово». Выделите ячейку G2, перетащите маркер заполнения вниз до ячейки G10 и отпустите кнопку мыши. В каждой из этих ячеек появится значение «Готово».

Как выполняется автозаполнение ячеек в Экселе

Программа Excel позволяет не только обрабатывать большие объемы данных, но и благодаря различным инструментам и функциям, делать это максимально быстро и эффективно. В данной статье мы разберем, каким образом работает автозаполнение ячеек данными.

• Принцип работы автозаполнения
  • Автоматическое заполнение числами
  • Использование функции “Заполнить”
  • Автозаполнение ячеек формулами/функциями
  • Другие виды автозаполнения

  Принцип работы автозаполнения

  Для того, чтобы выполнить автозаполнение в Эксель нужно использовать так называемый маркер заполнения. Делается это достаточно просто:

  1. Наводим указатель мыши на нижний правый угол ячейки, информацию из которой хотим размножить.
  2. Должен появиться черный плюсик, который и является маркером заполнения. Зажав левую кнопку мыши тянем его вниз/вверх/вправо/влево – в зависимости от того, какое направление нам нужно (в нашем случае – вниз).

  Примечание: заполнение ячеек с помощью маркера зависит от того, какие данные содержатся в исходной. В нашем случае это текстовое значение, которое было просто скопировано.

  Автоматическое заполнение числами

  Одним из самых распространенных примеров применения автозаполнения является ввод подряд идущих чисел. Допустим, нам нужно выполнить нумерацию от 1 до 25. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:

  1. Пишем в самой верхней ячейке будущего списка единицу. Затем по описанному выше принципу воспользуемся маркером заполнения, протянув его вниз на 25 строк.
  2. В результате, во всех ячейках получаем цифру 1. После этого щелкаем на появившийся значок справа от заполненного диапазона и в предложенном перечне выбираем команду “Заполнить”.

  Альтернативный способ

  Во время протягивания маркера заполнения вниз вместе с зажатой левой копкой мыши, также, удерживаем клавишу Ctrl. Рядом с привычным значком в виде черного плюсика при этом должен появиться еще один плюсик поменьше – слева и сверху.

  

  После этого числа сразу же заполнятся по порядку, и необходимость использовать меню с параметрами автозаполнения отпадает.

  

  Заполнение значений математической прогрессии

  С помощью автозаполнения можно максимально быстро составить ряд прогрессии, правда, только арифметической.

  1. Печатаем в начальной ячейке будущего ряда первое числовое значение, в соседней – второе число с учетом шага прогрессии.
  2. Выделив обе ячейки воспользуемся маркером заполнения, который появится внизу последней (в нашем случае – нижней).
  3. Все готово, мы продолжили ряд арифметической прогрессии с заданным шагом, равным двум.

  Примечание: Если в первых двух ячейках указать числа 1 и 2, то мы получим еще один способ заполнения числовых значений по порядку (прогрессия с разностью – один).

  Использование функции “Заполнить”

  Выполнить автозаполнение в Excel можно с помощью специального инструмента “Заполнить”. Алгоритм действий следующий:

  1. Вносим информацию в исходную ячейку. После этого любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем область ячеек, к которой хотим применить автозаполнение.
  2. В группе инструментов “Редактирование” главной вкладки щелкаем по значку в виде стрелке вниз (это и есть функция “Заполнить”). Откроется перечень возможных вариантов, среди которых выбираем тот, который нужен (“вниз” в нашем примере).
  3. Получаем автоматически заполненный диапазон ячеек.

  Заполнение ряда прогрессии

  С помощью функции “Заполнить” можно, в т.ч., продолжить ряд прогрессии:

  1. Как и в алгоритме выше, указываем в начальной ячейке первое значение. Затем выделяем требуемый диапазон, кликаем по инструменту “Заполнить” и останавливаемся на варианте “Прогрессия”.
  2. Настраиваем параметры прогрессии в появившемся окошке:
     • т.к. мы изначально выполнили выделение, уже сразу выбрано соответствующее расположение, однако, его можно изменить при желании.
     • выбираем тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение. На этот раз остановимся на геометрической.
     • указываем желаемый шаг.
     • заполняем предельное значение. Не обязательно – если заранее был выбран диапазон. В противном случае, указать конкретное число необходимо.
     • в некоторых ситуациях требуется выбрать единицу измерения.
     • когда все параметры выставлены, жмем OK.
  3. Все готово, мы получили ряд чисел геометрической прогрессии с учетом выполненных настроек.

  Автозаполнение ячеек формулами/функциями

  Еще один распространенный пример использования автозаполнения – быстрое копирование формул/функции. При это учитываются относительные и абсолютные ссылки, содержащиеся в исходной ячейке.

  Допустим, у нас есть перечень товаров, их стоимость и продажи в шт. Необходимо посчитать итоговую выручку по каждой позиции:

  1. В первой ячейке результирующего столбца пишем формулу в виде произведения цены на количество проданных штук. В нашей таблице – ставим знак “=” (любая формула должна начинаться со знака “равно”) и перемножаем соответствующие ячейки: =B2*C2 .Подробнее с выполнением данного действия можно ознакомиться в нашей публикации – “Как умножать в Экселе: числа, ячейки, столбцы, формула, функция”.
  2. Нажав клавишу Enter на клавиатуре получаем результат. Теперь остается только воспользоваться маркером заполнения, чтобы растянуть/скопировать формулу на оставшиеся строки.
  3. Расчет выручки по каждому товару готов.Выбрав произвольную ячейку из автоматически заполненного диапазона мы можем убедиться в том, что формула скопирована с учетом типа ссылок (в данном случае они являются относительными).

  Другие виды автозаполнения

  Возможности Эксель позволяют выполнить автозаполнение по порядку не только чисел, но и других подходящих для этого значений. При этом план действий остается тем же.

  Даты

  1. Вводим дату в исходной ячейке. Затем тянем маркер заполнения в выбранном направлении (допустим, вправо).
  2. Получаем подряд идущие даты в выделенном диапазоне.
  3. Также вместо маркера можно воспользоваться функцией “Заполнить”, предварительно выделив диапазон элементов в нужном направлении и выбрав его же в доступных вариантах.

  Примечание: формат ячеек при этом можно настроить на наше усмотрение.

  

  Дни недели/месяцы

  Аналогичным образом выполняется автоматическое заполнение ячеек по дням недели или названиям месяцев (на скриншоте).

  

  Произвольные значения

  Иногда в определенный диапазон ячеек требуется ввести однотипные данные с изменением содержащегося числового значения по возрастанию. Например, это может быть список адресов.

  При протягивании значения из исходной ячейки на другие, мы видим, что меняется только номер дома: 2, 3, 4, 5 и т.д.

  

  Создаем собственные списки

  Если необходимого варианта автозаполнения в программе Excel нет, его можно создать вручную. В данном случае руководствуемся следующим планом действий:

  1. Открываем меню “Файл”.
  2. В перечне слева выбираем пункт “Параметры”.
  3. В открывшихся параметрах переходим в подраздел “Дополнительно”. Пролистываем содержимое в правой части окна, находим группу “Общие”, в которой щелкаем по кнопке “Изменить списки…”.
  4. На экране отобразится окошко со стандартными списками. По умолчанию должен быть выбран пункт “НОВЫЙ СПИСОК” (если это не так, отмечаем его вручную). Чтобы создать свой, щелкаем внутри поля “Элементы списка”, после чего по порядку добавляем нужные значения, каждое из которых должно начинаться с новой строки. Когда все готово, щелкаем “Добавить”.
  5. Созданный список появится в перечне слева. Теперь окно можно закрыть. Также выходим из параметров программы.
  6. Пишем в свободной ячейке любое слово из созданного списка, после чего можно воспользоваться маркером заполнения.Получаем диапазон ячеек, заполненных с учетом расположения значений в нашем списке. Причем сделано это циклически, т.е. после последнего слова снова начинается первое – и так до последнего элемента выделенной области.

  Заключение

  Таким образом, благодаря автозаполнению процесс ввода однотипных данных в Экселе можно максимально ускорить, что делает эту функцию одной из самых полезных и незаменимых практически для каждого пользователя. А это значит, что потраченное на изучение данного инструмента время в дальнейшем неоднократно окупится.

  Excel: Автозаполнение (часть 1)

  Иногда в Excel приходится вводить однотипные данные в определенной последовательности, например дни недели, даты или порядковые номера строк. Для автоматизации таких процессов разработчики внедрили в программу очень удобную функцию, которая называется Автозаполнение ячеек.

  Автозаполнение смежных ячеек

  В правом нижнем углу текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения.

  При наведении указателя мыши на этот маркер, он приобретает форму тонкого черного крестика.

  Для проведения Автозаполнения:

  • введите значение в ячейку
  • снова сделать ячейку активной
  • наведите курсор на маркер заполнения, при появлении черного крестика нажмите на него левой или правой кнопкой мыши и, не отпуская кнопку, «протяните» маркер в нужном направлении по горизонтали или по вертикали
  • список заполнится автоматически, после того как кнопка будет отпущена.

  Автозаполнение используют в разных целях:

  • Копирование данных в другие ячейки (числа, текст, формулы);
  • Создание арифметических и геометрических прогрессий;
  • Создание различных последовательностей (названия месяцев, дни недели, даты, время);
  • Создание пользовательских последовательностей;
  • Копирование оформления ячеек.

  Примеры автозаполнения :

  Ряды, полученные с помощью автозаполнения

  Автозаполнение смежных ячеек числами

  1. Протягивание левой кнопкой мыши маркера ячейки, содержащей число, скопирует это число в последующие ячейки. Если при протягивании маркера удерживать клавишу <Ctrl> , то ячейки будут заполнены последовательными числами

  

  При протягивании вправо или вниз числовое значение увеличивается, при протягивании влево или вверх – уменьшается. По ходу протягивания на экране появляется всплывающая подсказка, которая показывает то значение, которое программа собирается вставить в следующую ячейку.
  Кнопка , которая появляется рядом с последней заполненной ячейкой, называется смарт-тегом автозаполнения . Щелкнув по этой кнопке, можно выбрать тип автозаполнения ячеек.

  

  2. При протягивании маркера заполнения правой кнопкой мыши появится контекстное меню, в котором можно выбрать нужную команду:

  

  • Копировать – все ячейки будут содержать одно и то же число;
  • Заполнить – ячейки будут содержать последовательные значения (с шагом арифметической прогрессии 1).

  Заполнение числами с шагом отличным от 1

  • заполнить две соседние ячейки нужными значениями;
  • выделить эти ячейки;
  • протянуть маркер заполнения.

  

  Таким образом, для сложных последовательностей, перед применением автозаполнения, необходимо самостоятельно заполнить сразу несколько ячеек, чтобы Excel правильно смог определить общий алгоритм вычисления их значений.

  • ввести начальное значение в первую ячейку;
  • протянуть маркер заполнения правой кнопкой мыши;
  • в контекстном меню выбрать команду Прогрессия ;
  • в диалоговом окне выбрать тип прогрессии – арифметическая и установить нужную величину шага (в нашем примере это – 3).

  Заполнение датами

  При автозаполнении дат можно выбрать: заполнение по дням, месяцам, годам, а также по рабочим дням.

  Не работает автозаполнение в Excel

  

  Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

  Работа автозаполнения в Эксель

  Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

  

  То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

  

  Автозаполнение ячеек числами

  Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

  Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.

  

  

  

  Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

  

  Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

  Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

  Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.

  

  

  

  Инструмент «Заполнить»

  В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

  

  1. Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.

  

  

  

  С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

  Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».

  

  • выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
  • тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
  • установить шаг (по умолчанию он равен 1);
  • установить предельное значение (необязательный параметр).

  Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

  Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».

  

  

  Автозаполнение формулами

  Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

  

  Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

  

  Урок: Абсолютные и относительные ссылки в Excel

  Автозаполнение другими значениями

  Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

  

  Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда. ) или по месяцам (январь, февраль, март. ).

  

  Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

  

  Добавление собственных списков

  Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

  Делаем переход во вкладку «Файл».

  

  

  

  

  

  

  

  Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

  голоса

  Рейтинг статьи