Svinkovod.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Программы для бизнеса

Программы для бизнеса

В программе «Регистрация документов организации» есть возможность печати произвольных документов на базе полей карточки входящего документа, которые формируются в Microsoft Word, либо, при соответствующей настройке, в OpenOffice Writer.

Для создания шаблона произвольного документа можно либо создать новый документ в MS Word (OO Writer), либо открыть на редактирование шаблон любого существующего документа, например карточки входящего.

В Microsoft Word нужно будет включить вкладку «Разработчик».

Для этого выберите пункт контекстного меню «Настройка панели быстрого доступа» (нажать правой кнопкой мыши на кружок в левой верхней части окна Word).

Откроется окно «Параметры Word».

В разделе «Основные» поставьте галочку «Показывать вкладку Разработчик на ленте», затем нажмите ОК.

В MS Word 2010 (и старше) включение вкладки «Разработчик» происходит в разделе «Настройка ленты» (меню Файл-Параметры-Настройка ленты).

На ленте появится вкладка «Разработчик».

Нужные нам кнопки расположены в блоке «Формы предыдущих версий».

При работе в Microsoft Word более ранних версий надо активизировать в MS Word специальный ToolBar с именем «Формы» (Пункт главного меню «Вид» — «Панели инструментов» — «Формы»).

В качестве вставляемых объектов в документ Word используются «Поля формы».

Нажмите на панели инструментов «Формы» иконку с буквой «a» для включения затенения полей формы. Вставляем курсор на нужное место в шаблоне и нажимаем на панели инструментов «Формы» самую левую иконку с буквами «ab». В текущее место шаблона будет вставлен специальный объект «Поле формы».

Дважды щелкните левой клавишей мыши по «Полю формы» и откроется дополнительное окно свойств этого объекта. Сейчас нас интересует его свойство «Закладка». Это и будет то самое, символьное обозначение объекта, по которому к нему можно будет обратиться из программы.

Это обозначение (закладка) может быть любое. Единственное ограничение — оно должно быть уникально в пределах всего шаблона. Впрочем, за этим проследит сам Word.

Соответствие значений закладок полям программы Регистрация документов организации:

ТекстовоеПоле1 — № входящего
ТекстовоеПоле2 — Дата входящего
ТекстовоеПоле3 — Дата входящего в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТекстовоеПоле4 — Носитель
ТекстовоеПоле5 — Тип документа
ТекстовоеПоле6 — Отправитель
ТекстовоеПоле7 — № исходящего
ТекстовоеПоле8 — Дата исходящего
ТекстовоеПоле9 — Получатель
ТекстовоеПоле10 — Наименование документа
ТекстовоеПоле11 — Краткое содержание документа
ТекстовоеПоле12 — Исполнитель
ТекстовоеПоле13 — Дата наложения резолюции
ТекстовоеПоле14 — Резолюция
ТекстовоеПоле15 — Наш исходящий номер
ТекстовоеПоле16 — Дата нашего исходящего
ТекстовоеПоле17 — Дата исполнения
ТекстовоеПоле25 — Дата контроля
ТекстовоеПоле18 — Контроль
ТекстовоеПоле19 — Отметка об исполнении
ТекстовоеПоле20 — Местонахождение (№ дела)
ТекстовоеПоле21 — Количество экземпляров
ТекстовоеПоле22 — Количество листов
ТекстовоеПоле23 — Номера страниц
ТекстовоеПоле24 — Дата получения документа исполнителем

ТекстовоеПоле31 — № исходящего
ТекстовоеПоле32 — Дата исходящего
ТекстовоеПоле33 — Дата исходящего в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТекстовоеПоле34 — Номер входящего
ТекстовоеПоле35 — Дата входящего
ТекстовоеПоле36 — Носитель
ТекстовоеПоле37 — Тип документа
ТекстовоеПоле38 — Получатель
ТекстовоеПоле39 — Отправитель
ТекстовоеПоле40 — Исполнитель
ТекстовоеПоле41 — Тема исходящего
ТекстовоеПоле42 — Местонахождение (№ дела)
ТекстовоеПоле43 — Дата контроля
ТекстовоеПоле44 — Контроль
ТекстовоеПоле45 — Количество экземпляров
ТекстовоеПоле46 — Количество листов
ТекстовоеПоле47 — Номера страниц
ТекстовоеПоле48 — Дата исполнения
ТекстовоеПоле49 — Наименование документа
ТекстовоеПоле50 — Номер входящего получателя
ТекстовоеПоле51 — Дата получения

Читайте так же:
Как вордовский документ перевести в пдф 2007

ТекстовоеПоле61 — № документа
ТекстовоеПоле62 — Дата документа
ТекстовоеПоле63 — Дата документа в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТекстовоеПоле64 — Дополнительный номер
ТекстовоеПоле65 — Тип документа
ТекстовоеПоле66 — Распространяется на
ТекстовоеПоле67 — Инициатор
ТекстовоеПоле68 — Исполнитель
ТекстовоеПоле69 — Название
ТекстовоеПоле70 — Содержание
ТекстовоеПоле71 — Местонахождение
ТекстовоеПоле72 — Дата контроля
ТекстовоеПоле73 — Контроль
ТекстовоеПоле74 — Количество экземпляров
ТекстовоеПоле75 — Количество листов
ТекстовоеПоле76 — Номера страниц
ТекстовоеПоле77 — Дата получения документа исполнителем
ТекстовоеПоле78 — Дата исполнения
ТекстовоеПоле79 — Получатель

ТекстовоеПоле100 — Наименование организации

При работе в OO Writer

Сначала создаем шаблон договора. Пишем стадартный текст, в местах где надо будет вставлять свою информацию вставляем поля ввода. Делается это следующим образом:

1) в меню «Вставка»->»Поля»->»Дополнительно. «; (в англоязычном Insert-Fields-Other)
2) в открывшемся окне выбираем закладку «Функции» (Functions);
3) на закладке выбираем из списка тип поля «Поле ввода» (Input Field);
4) пишем в поле «Подсказка» уникальное название этого поля (В английском варианте кнопка Insert, заполняем текстовое поле).

Сохраняем документ с расширением doc. Шаблон готов.

Для OpenOffice Writer можно использовать шаблоны MS Word с расширением DOT

Отредактируйте карточку, как это принято в Вашем делопроизводстве, после чего сохраните измененный шаблон в любое место на диске (например в папку «Мои документы») как шаблон.

Для этого выберите в MS Word (OO Writer) пункт меню Файл-Сохранить как, тип файла установите «Шаблон Word» (для OpenOffice Writer тип файла DOC).

Введите имя файла и нажмите «Сохранить» для сохранения отредактированного шаблона.

Затем закройте Microsoft Word (OpenOffice Writer).

Для внесения в программу созданного шаблона к входящему документу в карточке входящего документа нажмите на кнопку «Печать шаблона».

Откроется раздел «Печать шаблона документа», в котором можно добавить/удалить/распечатать шаблоны произвольных документов к входящему.

Нажмите кнопку «Добавить шаблон», затем через обзор файлов найдите сохраненный ранее файл шаблона и нажмите ОК.

Шаблон будет добавлен в список доступных из карточки входящего документа шаблонов.

Введите Описание шаблона.

Для печати шаблона установите мышью курсор на нужный шаблон и нажмите кнопку «Печать».

Печатная форма документа к входящему будет формироваться на базе нового созданного ранее шаблона в Microsoft Word, либо, при соответствующей настройке, в OpenOffice Writer.

Шаблоны в Microsoft Word

Здравствуйте, уважаемые читатели. Ранее мы с вами учились создавать документы в Ворде, где я вскользь коснулся шаблонов. Сегодня мы рассмотрим что такое шаблоны Word, как их использовать, создавать, сохранять изменять. Статья будет полезной тем, кто часто работает с однотипными (шаблонными) документами. Вы сможете один раз оформить содержимое, после чего лишь применять это оформление к каждому новому файлу.

Читайте так же:
Как в excel строку разбить на столбцы

Проще говоря, шаблон – это уже оформленный (частично или полностью) документ, в который достаточно только ввести свои данные. В состав шаблона входит форматирование (в т.ч. стили), текст, объекты Word (изображения, диаграммы, схемы и др.), стандартные блоки, а так же, пользовательские вкладки, команды и макросы.

Компания Майкрософт предлагает нам большой выбор уже готовых шаблонов различной тематики. Большинство из них доступны для загрузки на ресурсах разработчика.

Как создать документ Word на основе шаблона

Чтобы создать новый документ на основе шаблона, запустите Word или нажмите комбинацию Ctrl+N в запущенной программе. Откроется окно создания нового документа. В основной его части появится список рекомендуемых и личных шаблонов с миниатюрами. Выберите нужный и кликните по нему и нажмите «Создать». Если шаблон отсутствует на вашем компьютере, он будет предварительно скачан.

Если в списке нет нужного шаблона – попробуйте его найти. Вверху окна есть поле поиска, в котором нужно ввести короткий запрос по тематике и нажать Enter . Например, введем «Портфолио», посмотрим, что получилось.

Если найден подходящий шаблон – кликайте по нему и нажимайте «Создать». После загрузки шаблон прикрепится к новому документу. Далее уже дело за Вами, заполняйте его контентом.

Если у Вас уже есть готовый шаблон – кликните по нему дважды мышью в проводнике Windows. Программа создаст на его основе новый документ. Готовые шаблоны могут располагаться где угодно на компьютере, вы сами определяете куда их сохранить. По умолчанию они могут сохраняться в папку Компьютер – Документы – Пользовательские шаблоны Office .

Как присоединить шаблон к документу

Часто в организациях предусматривают различные корпоративные бланки, оформленные в определенной цветовой гамме с применением различных стилей. Если нужно создать такой бланк с нуля – воспользуйтесь описанным выше способом. Если же документ уже создан и нужно переопределить его шаблон со стилями – это можно сделать так:

  1. Выполните на ленте Разработчик – Шаблоны – Шаблон документа . Откроется окно настройки шаблона. Если у вас на ленте нет вкладки «Разработчик» — прочтите этот пост, чтобы добавить вкладку на ленту;

  1. В окне нажать Шаблон документа – Присоединить;
  2. В окне проводника найдите нужный шаблон, дважды кликните по нему и нажмите Ок.

Шаблон будет применен к документу, изменится внешний вид слов и предложений, для которых определены стили и цвета из темы.

Как создать собственный шаблон Word

Как бы ни были хороши шаблоны от Майкрософт, однажды Вам понадобится создать свой шаблон в Ворде. Вы будете применять такое оформление, которое удобно вам и вашим читателям. Это отличный способ сформировать собственный «образ» документа или все тот же корпоративный документ с единой цветовой схемой, шрифтом и т.п.

Создать свой шаблон очень просто. Для этого создайте рабочий документ и отформатируйте его вручную. Задайте шрифты, цвета, фигуры. Когда весь макет будет готов – сохраните документ, как шаблон. Например, выполните Файл – Сохранить как . Выберите место, где будет храниться ваш шаблон, а в окне проводника установите тип файла «Шаблон Word». Если будете использовать макросы или VBA – «Шаблон Word с поддержкой макросов».

Читайте так же:
Как включить автоматический пересчет формул в excel

Теперь создавайте новые файлы на основе этого шаблона. При сохранении, программа не будет изменять файл шаблона, а предложит создать новый текстовый документ Ворд на основе того самого шаблона, но с новыми данными.

Чтобы изменить шаблон — откройте его, как обычный документ, измените оформление и снова сохраните, как шаблон (с тем же именем или с новым).

Конечно, можно не заморачиваться с шаблоном, а просто заменить содержимое оформленного файла, после чего сохранить его под новым именем. Звучит гораздо проще, чем создавать шаблон. Но представьте, что вы нажали «Сохранить» вместо «Сохранить как» при первой записи нового документа. Вместо создания нового файла, программа сохранит изменения в старом. Старый файл будет заменен на новый и вернуть его уже не получится. Так что, шаблоны однозначно незаменимы.

Может быть, обывателю шаблоны покажутся слишком сложными и бесполезными. Но если вы должны соблюдать фирменный стиль, утвержденные цвета и шрифты, без шаблонов не обойтись. То же касается профессиональных пользователей Microsoft Word, у которых работа с программой занимает львиную долю рабочего дня. Когда можно экономить время на оформлении, почему бы это не делать? Я делаю и вам рекомендую – пользуйтесь шаблонами!

В следующей статье мы рассмотрим стили текста и как они делают за нас сложную и, порой, скучную работу. Заходите и читайте, вам это точно пригодится!

Как создать шаблон в Microsoft Word

Шаблоны позволяют настроить все необходимые параметры, которые вы хотите предварительно применить к документам — макет страницы, стили, форматирование, вкладки, шаблонный текст и т. д. Затем вы можете легко создать новый документ на основе этого шаблона.

Когда вы сохраняете документ как шаблон, вы можете использовать этот шаблон для создания новых документов. Эти новые документы будут включать весь текст (и изображения, и другое содержимое), который содержит шаблон. Они также будут иметь те же настройки макета страницы, разделы и стили, что и шаблон. Шаблоны могут сэкономить много времени, когда вы создаёте несколько документов, которые должны иметь согласованное форматирование, формат страниц и некоторый шаблонный текст.

Как сохранить документ как шаблон

Первое, что нужно сделать, это создать документ со всеми настройками и содержимым, которые вам нужны в новых документах на основе этого шаблона. Вставьте и отредактируйте текст, оглавление, разделы, настройте макет страницы, поля, размер текста и выберите шрифт. Также можно настроить встроенные стили и сочетания клавиш.

Когда документ выглядит так, как вы хотите, пришло время сохранить его в качестве шаблона. Откройте меню «Файл», а затем нажмите команду «Сохранить как».

Выберите, где вы хотите сохранить свой документ.

Читайте так же:
Как в word ставить кавычки

После ввода имени для вашего шаблона откройте раскрывающееся меню под полем имени, а затем выберите параметр «Шаблон Word».

По умолчанию шаблоны сохраняются в папке «C:UsersMiAlDocumentsНастраиваемые шаблоны Office» (вместо MiAl будет имя вашего пользователя). Вы можете выбрать другую папку для сохранения.

Нажмите кнопку «Сохранить».

Готово — вы сохранили свой собственный шаблон Word. В результате будет создан файл с расширением .dotx.

Как создать новый документ на основе шаблона

После того как вы сохранили свой пользовательский шаблон, вы можете создавать новые документы на его основе. Самый простой способ сделать это — просто запустить Word. В списке последних документов вы увидите ваш шаблон, вы можете закрепить его, чтобы он всегда был вверху списка на вкладке «Закреплённые».

Как изменить папку, куда по умолчанию сохраняются шаблоны

Как уже было сказано, по умолчанию Word любит сохранять шаблоны в папке «DocumentsНастраиваемые шаблоны Office», где они будут отображаться вместе с шаблонами, созданными в любом другом приложении Office. Когда вы сохраняете шаблон, вы можете выбрать другое местоположение, если хотите. Вы можете открыть папку с шаблонами и дважды кликнуть на выбранном шаблоне для создания нового документа.

Вы можете изменить место, где Word по умолчанию сохраняет шаблоны. Для этого в меню «Файл» нажмите команду «Параметры».

В окне «Параметры Word» выберите категорию «Сохранение» слева. Справа введите путь для сохранения шаблонов в поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию». Нажмите «ОК», когда вы закончите.

В чём отличие шаблона от обычного документа

Если подвести итог, шаблоны Word функционально похожи на обычные документы Word. Большая разница заключается в том, как Word обрабатывает эти файлы, что упрощает создание новых документов на их основе. Если вы открываете обычный документ, то внесённые в него изменения по умолчанию записываются в этот же самый документ, если вы явно не указали иное. А при открытии шаблона, внесённые изменения по умолчанию записываются в другой документ, если вы явно не укажите изменить шаблон.

ITGuides.ru

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Как создать новый шаблон Word: основные этапы

Каждый документ, создаваемый в программе Ворд, основан на каком-нибудь шаблоне, даже если пользователь для этого ничего не делал. Шаблон представляет собой образец для создания нового тестового листа, который хранит разные элементы и составляет основную его часть. То есть они являются неотъемлемыми частями, определяющими структуру документов и включающие такие настройки: шрифт, макросы, автотекст, параметры страницы, стиль и т.п.

Поговорим сегодня о том, чем может быть полезен шаблон для Ворда, какие виды выделяют, как его можно создать и изменить.

Польза и разновидность инструментов

Шаблон Word — это текстовый инструмент, благодаря которому экономится время на написание различных работ. Используя в программе Ворд готовые инструменты или создав новый по какой-либо статичной форме, где сохранятся определенные поля для заполнения, пользователю в дальнейшей работе придется только вводить переменные данные, а постоянные будут включаться автоматически, причем независимо от вида данных.

Читайте так же:
Макрос цифры прописью в excel

В программе Ворд выделяют 2 основных типа:

  • общие (глобальные);
  • шаблоны документов (настроенные и пользовательские) или локальные.

Также можно использовать для работы шаблон с расширениями, который бывает следующего вида:

  • dotm (с содержанием макросов или программы), где буква «m» подразумевает макрос;
  • dotx (без макросов и программ), где «x» — основанный на XML.

Как уже упоминалось, любой текстовый лист в редакторе создается на основе формы, чаще все заданной по умолчанию. Шаблон стандартный имеет имя normal.dot. Но не всем известно, что в редакторе имеются и другие, полезные формы для написания писем, факсов, заявлений и прочих типов. Воспользоваться заложенными в Ворд формами можно путем выбора в меню команды «Файл», где в открывшемся окне нужно нажать кнопку «Создать», что в результате приведет к области задач «Создание документа».

Чтобы создать новые текстовые листы на основе шаблона, можно использовать стандартные формы, включенные в пакет Microsoft Office, или же применить тот, который был скачан с официального сайта. В первом случае при выборе нужной команды откроется окно, где можно будет подобрать нужную форму, причем необходимо учитывать, что каждый шаблон размещен на вкладках в соответствии с конкретным предназначением. Выбрав по требованиям более подходящий шаблон, документ соответственно будет изменен.

Основные этапы создания шаблонов

Для того чтобы создавать новые шаблоны, которые будут удовлетворять ваши индивидуальные потребности, необходимо:

  1. Сохранить нужной формы файл в качестве шаблона документа. Для этого следует выбрать в меню «Файл», после чего выбрать команду «Сохранить как», где в окне нажать на «Тип файла»: Шаблон. При этом необходимо обратить внимание, чтобы не произошло сохранение поверх имеющегося файла с именем Normal.dot, поскольку это может привести к дальнейшим проблемам в работе с программой.
  2. Заполнить документ данными, которые в последующем будут автоматически загружаться при создании нового.
  3. Ввести переменные таким путем: «Вид» — «Панель инструментов» — «Формы».
  4. Включить защиту от изменений путем выбора команды «Сервис» и «Защита …». Это действие следует выполнять при надобности в дальнейшем защищать инструменты от нежелательных изменений. Защиту можно снять аналогичным способом, только выбрав кнопку «Снять защиту».

Вот такой малый перечень необходимых действий потребуется, чтобы создать новый шаблон. Изменить его также не составит труда и не займет много времени. Достаточно для изменения формы нажать на нее правой кнопкой мышки, где в открывшемся окне выбрать пункт «Изменить». Включить новый инструмент можно двойным кликом по его имени в панели задач. Теперь работа в программе Ворд будет для вас с учетом полученных знаний еще более приятна и проста.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector