Svinkovod.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

Таблица без структуры

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Минимизированная таблица

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

Таблица со структурой

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

  1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
  2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

Настройка группировки

    , которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

  1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

Создана первая группа

  1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

Читайте так же:
Можно ли дрелью закручивать шурупы

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

12 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Читайте так же:
Можно ли второй раз наклеить защитное стекло

Как настроить группировку строк и столбцов в Excel

Редакторы пакета Microsoft Office обладают различными полезными функциями. И Excel не является исключением. Одной из таких функций является группировка данных.

Назначение

Основным предназначением группировки в Excel считается структурирование документа для удобства работы с ним или его просмотра. То есть, функция нужна, чтобы максимально удобно пользоваться документом и иметь возможность выделять или просматривать отдельные его компоненты. С помощью этой функции можно:

  • настроить отображение пунктов и подпунктов в документе;
  • оптимизировать пространство документа для упрощения его редактирования;
  • скрывать временно ненужные элементы.

Возможность удобна для реализации списков и упрощения внесения данных в какие-то таблицы.

Настройки группировки

Вопреки визуальному восприятию искать данную возможность нужно не в разделе «разметка». Расположенная там группировка позволяет переносить вложения документа вместе с ячейками. Оптимальное применение этого инструмента – связка ячейки и картинки. Необходимая пользователям группировка находится по следующему пути:

Данный

    1. Вкладка «Данные».
    2. Плитка «Структура»
    3. Кнопка «Группировать».

    Группировать структуру

    Настройки

    Фактические опции группировки в указанном разделе имеют следующий вид:

    Стиль и точка отображения

    Здесь можно выставить конкретный стиль и точку отображения для сгруппированных элементов. Например, по конкретному показателю (дате) можно сгруппировать данные и отображать только этот показатель.

    Кстати, кнопка «Применить стили» позволяет изменять стиль отображения. Удобно, если нужно распределить данные, придав им не только групповое, но и визуальное различие.

    Создание группировки

    Для того чтобы сгруппировать данные в пределах листа (в пределах книги выставить эту опцию нельзя) требуется пройти по указанному выше пути, выделив какой-то параметр. Делается это следующим образом:

    1. Выделяем в документе необходимый параметр.Выделение промежутка
    2. Открыть «данные» и на плитке «Структура» нажать «Группировать».
    3. Теперь потребуется выбрать одну из необходимых опций.Выбор группировки

    Группировка по строкам

    Группируем по строкам

    В зависимости от форматирования таблицы можно добиваться разных результатов в документе. Чем сложнее таблица, тем очевиднее становится внешний вид группировки. Например, если требуется отображать дочерние подразделения конкретного крыла организации, то лучше использовать группировку по строкам. Таким образом первая строка будет отображать для начальников крупные подразделения, а вот меньшие подразделения будут доступны при разворачивании групп.

    Группировка по столбцам

    группируем по столбцам

    Она же группировка по колонкам. Позволяет проверять конкретные данные или их промежуточные значения. Например, в сгруппированной таблице предложены прибыли по кварталам. А вот за пределами осмотра (скрыто структурой) находится подробный отчёт по каждому кварталу (распределение по месяцам).

    Примечание! Для удобства структуры, не нужно выделять крайний отображаемый элемент. В показанном примере в общую единицу собраны месяца, а вот квартал сохраняется вне разметки. Адреса строк сохраняются вне зависимости от свёрнутости или развернутости структуры.

    Вложенные группы

    Пример использования

    Представляют собой обычные группы. В этом случае структура собирается по принципу снизу-вверх. То есть, сначала объединяются меньшие компоненты, а потом большие. Называют такую структуру многоуровневой группировкой. Следует визуально выделить общий параметр, который находится на верхнем уровне, а потом определить его структурные единицы. В конкретном примере это имеет вид:

    Порядок добавления единиц не важен. Главное, чтобы сохранялась развёртка верхней единицы. В конкретном примере порядок создания структуры имел вид: группировка месяцев, после которой они были свёрнуты и сгруппированы уже кварталы. Таким образом, удалось добиться условной единицы «полугодие».

    Примечание! В квартал входит 3 месяца, а в полугодие 6. При составлении таблицы для примера — это правило было нарушено. Здесь в квартал входит 4 месяца, а в полугодие 8, что является фактическим нарушением принятых норм.

    Пока есть возможность определить наименьшую структурную единицу и разобрать, в какой элемент она входит, можно изменять структуру для оптимальной работы. Проблемой будет только удаление компонентов.

    Удаление группировки

    В примере выше допущено несколько грубых ошибок. Поэтому требуется удалить группировки и исправить ошибки. Удаляются эти структурные компоненты следующим образом:

    1. Выделить необходимый диапазон.Выделение диапазона
    2. Нажать разгруппировать.
    3. Выбрать «колонны» или «строки».тип разгрупировки
    4. Повторить необходимое количество раз.

    Результат применения

    Теперь можно внести необходимые исправления и повторить процедуру объединения компонентов для отображения.

    Как сгруппировать несколько ячеек с одинаковыми значениями в Excel

    Я пытаюсь сгруппировать несколько ячеек в Excel, чтобы дать мне конечное значение общего числа раз, когда эти три ячейки существуют, например, если страна «UK», метод «Method1» и вес «400», вместо того чтобы появляться 2 раза, как это происходит в таблице ниже, я хотел бы объединить его так, чтобы он был там только один раз, но столбец суммы имеет значение «2», чтобы представить, сколько раз он находится в листе. Данные, которые я использую, имеют тысячи различных и изменяющихся значений. Я использую Microsoft Excel 2016.

    2 ответа

    • Как редактировать сразу несколько ячеек в Excel?

    Я хочу отредактировать сразу несколько ячеек в Excel. Пример: поместите определенную строку перед содержимым каждой ячейки. Как я могу этого достичь? Возможно с помощью регулярных выражений и поиска & заменить?

    Я постараюсь объяснить свою проблему наилучшим образом (извините за мой ENglish). У меня есть файл excel, структурированный таким образом. Столбец1 Столбец2 Столбец3 . ColumnN 1 Марио Луиджи 2 Персик Варио . . . У меня есть схема XML (.xds) для отображения этой таблицы. Схема такова: <root.

    Вот как выглядят мои исходные данные:

    enter image description here

    И я могу возобновить его по мере необходимости, используя таблицы Pivot

    enter image description here

    Убедитесь, что вы установили свойство Pivot Табличное значение в качестве count при использовании поля Сумма

    На всякий случай, если это может помочь, я прилагаю, как я настроил эту таблицу Pivot для выполнения необходимых вам операций (пожалуйста, обратите внимание, что мой Excel написан на испанском языке, но положение каждого поля должно быть одинаковым, а операция в разделе Значения , влияющая на сумму поля, должна быть COUNT )

    enter image description here

    Поскольку существует прямая связь между страной, методом и весом, вы можете использовать для этого промежуточные итоги (меню «Data», глава «Outline», функция «Subtotals»). Вы настраиваете его как:

    Ваш результат будет выглядеть следующим образом:

    enter image description here

    Нажав на цифры 1, 2 или 3 на левом поле, вы сможете просмотреть/скрыть промежуточные итоги по этой стране.

    Похожие вопросы:

    Я использую win32com.client для записи данных в файл excel. Это занимает слишком много времени (приведенный ниже код имитирует объем данных, которые я хочу обновить excel, и это занимает

    1 1 1 2 2 2 2 3 Например, у меня есть следующие данные в таблице, теперь я хочу подсчитать строки с одинаковыми значениями, чтобы у меня были: 1 = 3 (cells with the value of 1 returns a count of 3).

    Я ищу умный способ сгруппировать любое количество массивов с одинаковыми значениями (не обязательно в одном порядке). Язык, который я использую, — ruby, но я думаю, что проблема довольно языковая.

    Я хочу отредактировать сразу несколько ячеек в Excel. Пример: поместите определенную строку перед содержимым каждой ячейки. Как я могу этого достичь? Возможно с помощью регулярных выражений и поиска.

    Я постараюсь объяснить свою проблему наилучшим образом (извините за мой ENglish). У меня есть файл excel, структурированный таким образом. Столбец1 Столбец2 Столбец3 . ColumnN 1 Марио Луиджи 2.

    Есть ли способ создать несколько selectbox с одинаковыми значениями, заполненными с помощью выбранного плагина или Select2 . Условия: Все поля выбора должны иметь одинаковые значения Один выбор для.

    Мне было интересно, может ли кто-нибудь помочь — У меня есть столбец ‘I’, содержащий ячейки с разными значениями; некоторые из этих ячеек пусты. У меня также есть соседний полный столбец ‘G’ -.

    Контекст Файл Excel состоит из 2 частей. Обычный набор данных (рисунок включен ниже) 2D-представление нескольких машинных модулей и соответствующих им кабельных траншей. Задача Я хотел бы выделить.

    Мне нужно объединить строки с одинаковыми значениями на excel — я пробовал использовать таблицы pivot и консолидировать, но не смог получить желаемый результат. Мне нужны строки с одинаковыми.

    Я хочу объединить несколько ячеек в одну строку. Пример: Ячейки с A1 по I1 содержат числа от 1-9. Вот, после слияния я должен получить: 1,2,3,4,5,6,7 в ячейке J9 . Я попробовал функцию Concatenate в.

    Группировка в Excel

    Если вам нужно группировать время в группы (т. е. Группу на 2 часа, группу на 3 часа и т. д.), Вы можете сделать это с помощью функции округления, называемой ОКРВНИЗ.

    В показанном примере у нас есть несколько транзакций, каждая с меткой времени. Допустим, вы хотите сгруппировать эти транзакции в блоки по 3 часа.

    Это означает, что в конечном итоге у вас будут такие группы, как:

    Так, например, время 2:30 утра, необходимо перейти в 00:00 — 3:00. Время 8:45 должно идти в 6:00 — 9: 00 группу, и так далее.

    Если вы думаете об этом, один из способов сделать это — обходить каждый раз, пока он не войдет в правильную группу. Однако, в отличие от обычного округления, где мы можем округлить до ближайшего кратного, в этом случае мы хотим округлить до ближайшего кратного, начиная с полуночи.

    Поскольку время — это всего лишь десятичные числа, вы можете легко сделать это с помощью функции ОКРВНИЗ, которая округляется до нескольких, которые вы предоставляете (ОУРВНИЗ вызывает аргумент, который представляет несколько значений «значимости»). Еще лучше, ОКРВНИЗ понимает круговое время.

    Группировка в 3-часовые группы

    В показанном примере формула в E5:

    ОКРВНИЗ знает, как читать время, поэтому он интерпретирует 3:00, как десятичный эквивалент, 0,125. Затем он просто округляется каждый раз до ближайшего кратного 0.125

    Вы можете использовать этот же подход для группирования времени в любом стандартном сегменте, который вам нравится.

    Если у вас есть времена, которые охватывают один или несколько дней, вы можете использовать функцию ОСТАТ для извлечения только времени, как описано здесь.

    Сводные таблицы автоматически группируются в периоды 1 час, но они не могут автоматически группироваться в другие временные блоки. Тем не менее, используя описанный здесь подход, вы можете группировать по своему усмотрению, а затем выполнять данные через сводную таблицу для суммирования.

    Группировка времени в неравные блоки

    = ВПР (время; таблица блоков; столбец; ИСТИНА)

    Если вам нужно группировать время в блоки, но они не равны (т. Ее. С 12:00 до 7:00, с 7:00 до 12:00 и т. д.), Вы можете сделать это с помощью функции ВПР, настроенной на примерное соответствие.

    Есть несколько способов сгруппировать время в Excel. Если вам просто нужно сгруппировать время по часам, сводная таблица будет очень быстрой и легкой. Если вам нужно группировать время в другие равные блоки в течение нескольких часов (то есть 3 часа, 4 часа и т. д.), Хорошим решением является использование функции ОКРВНИЗ. Однако, если вам нужно группировать время в неодинаковые сегменты, вам необходимо использовать более индивидуальный подход. ВПР, в режиме приблизительного совпадения, позволяет группировать интервалы времени в пользовательские интервалы любого размера.

    Решение состоит в том, чтобы создать таблицу поиска, которая «отображает» каждый раз нужный блок. В первом столбце введите время начала для сегмента. Во втором столбце введите имя блока, который вы хотите использовать. Таблица должна быть отсортирована по времени начала, от наименьшей до наибольшей.

    Наконец, сконфигурируйте ВПР для поиска каждый раз в таблице блока с приблизительным соответствием.

    Группировка времени в неравные блоки

    В показанном примере формула в E5:

    D5 — это значение поиска, «блоки» — именованный диапазон для G5: H8, 2 — это индекс столбца, а 1 — флаг, который обеспечивает примерное соответствие. (Вы также можете использовать ИСТИНА).

    Когда ВПР находится в режиме приблизительного совпадения, он соответствует ближайшему значению, которое меньше или равно значению поиска. Таким образом, вы можете думать о том, что входящее время поиска будет «округлено вниз» в правильный блок.

    Эта формула является отличным примером того, как вы можете использовать ВПР для группировки данных в полностью настраиваемых способах.

    голоса
    Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector