Диаграмма Ганта в Excel

Диаграмма Ганта в Excel

В данной статье мы объясним основные особенности диаграммы Ганта, и пошагово рассмотрим, как сделать диаграмму Ганта в Excel. Данный процесс не займет много времени, но если у вас его нет, то вы можете скачать бесплатно итоговый шаблон диаграммы Ганта в Excel.

Все пользователи Excel знакомы с диаграммами, а также знают, как их создавать в Excel. Однако не всем знаком такой тип, как диаграмма Ганта. Данная статья содержит следующие разделы:

Если вы уже знаете, как сделать диаграмму Ганта в Excel, и хотите только скачать шаблон диаграммы Ганта, то он доступен по следующей ссылке:

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Гантта, американского инженера-механика и консультанта по вопросам управления, который изобрел этот график еще в 1910-х годах. Диаграмма Ганта в Excel представляет собой проекты или задачи в виде каскадных горизонтальных гистограмм. Диаграмма Ганта иллюстрирует структуру разбивки проекта, отображая даты начала и окончания, а также различные отношения между действиями проекта и таким образом помогает отслеживать задачи по сравнению с запланированным временем или предопределенными вехами.

Диаграмма Ганта в Excel – Пример диаграммы Ганта

Как сделать диаграмму Ганта в Excel 2016, 2013 и 2010

К сожалению, Microsoft Excel не имеет встроенного шаблона диаграммы Ганта в качестве опции. Тем не менее, вы можете быстро сделать диаграмму Ганта в Excel, используя функциональность гистограммы и добавив немного форматирования.

Далее мы по шагам рассмотрим, как сделать диаграмму Ганта за 3 минуты.

Мы будем использовать Excel 2013 для создания шаблона диаграммы Ганта, но вы можете точно так же создать диаграмму Ганта в Excel 2016 и Excel 2010.

Шаг 1. Создание таблицы проекта

Для начала необходимо ввести данные своего проекта в электронную таблицу Excel. Список каждой задачи представляет собой отдельную строку и структуру вашего плана проекта, включая дату начала , дату окончания и длительность , т. е. количество дней, необходимых для выполнения задачи.

Примечание . Для создания диаграммы Ганта в Excel нужны только столбцы « Дата начала » и « Длительность ». Однако, если вы указываете даты окончания, вы можете использовать простую формулу для вычисления « Длительности »:

Диаграмма Ганта в Excel – Таблица проекта

Шаг 2. Создание стандартной диаграммы Excel на основе даты начала

Приступим к созданию диаграммы Ганта в Excel, настраивая обычную линейчатую диаграмму с накоплением.

• Выберите диапазон начальных дат с заголовком столбца, в нашем случае это B1:B11. Обязательно выберите только ячейки с данными, а не весь столбец.
• Перейдите на вкладку « ВСТАВКА » —> группа « Диаграммы » и нажмите « Вставить линейчатую диаграмму ».
• В разделе « Линейчатая » щелкните « Линейчатая с накоплением ».

Диаграмма Ганта в Excel – Создание линейчатой диаграммы с накоплением

В результате на вашем листе будет добавлена следующая диаграмма:

Диаграмма Ганта в Excel – Создание линейчатой диаграммы с накоплением

Шаг 3. Добавление данных Длительность к диаграмме

Теперь нам нужно добавить еще один ряд в будущую диаграмму Ганта в Excel.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области диаграммы и выберите « Выбрать данные » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбрать данные

Откроется окно « Выбор источника данных ».

1. В разделе Элементы легенды (ряды) уже добавлена Дата начала . Теперь нам нужно добавить Длительность.

Нажмите кнопку « Добавить », чтобы выбрать дополнительные данные ( Длительность ), которые вы хотите построить в диаграмме Ганта.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбор источника данных

1. Откроется окно Изменение ряда . Выполните следующие пункты:

• В поле « Имя ряда » введите « Длительность » или любое другое имя по вашему выбору. Кроме того, вы можете поместить курсор мыши в это поле и щелкнуть заголовок столбца (ячейка D1) в своей таблице, выбранный заголовок будет добавлен как имя ряда для диаграммы Ганта.
• В поле « Значения » выберите Длительность, щелкнув по первой ячейке D2 и перетащив мышь до последней D11. Убедитесь, что вы ошибочно не включили заголовок или любую пустую ячейку.

Диаграмма Ганта в Excel – Добавление ряда данных

Нажмите кнопку ОК .

1. Теперь вы вернулись в окно « Выбор источника данных » с указанием начальной даты и длительности в разделе « Элементы легенд» (ряды) . Просто нажмите « ОК » и « Длительность » будет добавлена в диаграмму.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбор источника данных – Добавлен новый ряд

Полученная гистограмма должна выглядеть примерно так:

Диаграмма Ганта в Excel – Гисторгамма – Промежуточный вид диаграммы Ганта

Шаг 4. Добавление описания задач в диаграмме Ганта

Теперь нам нужно заменить дни в левой части диаграммы списком задач.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области графика (область с синими и красными полосами) и нажмите « Выбрать данные », чтобы снова открыть окно « Выбор источника данных ».
2. Убедитесь, что в левой панели выбрана дата начала и нажмите кнопку « Изменить » в правой панели под надписью « Подписи горизонтальной оси (категории) ».

Диаграмма Ганта в Excel – Добавление описания задач в диаграмме Ганта

1. Откроется окно Подписи оси , и вы выбираете свои задачи таким же образом, как выбирали «Длительность» на предыдущем шаге. Помните, что заголовок столбца не должен быть включен. Чтобы закрыть открытые окна, два раза нажмите OK .

1. На этом этапе диаграмма Ганта должна содержать описание задач в левой части и выглядеть примерно так:

Диаграмма Ганта в Excel – Описание задач в левой части диаграммы Ганта

Шаг 5. Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта в Excel

Теперь у нас есть сводная гистограмма. Мы должны добавить правильное форматирование, чтобы данная диаграмма больше напоминала диаграмму Ганта. Наша цель – удалить синие полосы, чтобы отображались только оранжевые части, представляющие задачи проекта. С технической точки зрения, мы не будем удалять синие полосы, а просто сделаем их прозрачными и, следовательно, невидимыми.

1. Нажмите на любую синюю полосу в диаграмме Ганта, чтобы выбрать их все; щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Формат ряда данных » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта

1. Появится окно « Формат ряда данных ». Во вкладке « Заливка и границы » в группе « Заливка » выберите « Нет заливки », и в группе « Граница » выберите « Нет линий ».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение формата ряда данных в диаграмме Ганта

1. Как вы, наверное, заметили, задачи в диаграмме Ганта перечислены в обратном порядке. И теперь мы это исправим.

Нажмите на список задач в левой части диаграммы Ганта, чтобы выбрать их. Появится окно « Формат оси ». Выберите пункт « Обратный порядок категорий » в разделе « Параметры оси ».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение порядка задач в диаграмме Ганта

Результаты внесенных изменений:

• Задачи упорядочены в соответствии с диаграммой Ганта.
• Маркеры даты перемещаются снизу вверх в начало графика.

Диаграмма Excel начинает выглядеть как обычная диаграмма Ганта:

Диаграмма Ганта в Excel – Промежуточная диаграмма Ганта

Шаг 6. Улучшение дизайна диаграммы Ганта в Excel

Добавим еще несколько штрихов для улучшения внешнего вида диаграммы Ганта.

1. Удаление пустого пространства в левой части диаграммы Ганта.

Как вы помните, первоначально начальная дата синих полос находилась в начале диаграммы Ганта. Теперь вы можете удалить это пустое пространство, чтобы ваши задачи немного приблизились к левой вертикальной оси.

• Щелкните правой кнопкой мыши по первой начальной дате в таблице данных, выберите « Формат ячеек » —> « Общий ». Запишите число, которое вы видите – это числовое представление даты, в данном случае 42826. Нажмите « Отмена » (!) , потому что нам здесь не нужно вносить какие-либо изменения.

Диаграмма Ганта в Excel – Числовое представление начальной даты

• Нажмите на любую дату над панелью задач в диаграмме Ганта. Щелкните правой кнопкой мыши в данной области и выберите « Формат оси » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Удаление пустой области в правой части диаграммы Ганта

• В разделе « Параметры оси » в поле « Минимум » введите число, записанное на предыдущем шаге. Также в этом разделе вы можете изменить основные и промежуточные деления для интервалов дат. Как правило, чем короче время вашего проекта, тем меньшее число вы используете. Вы можете увидеть какие настройки мы используем в нашем примере на нижеприведенном изображении.

Примечание . Если вы пользуетесь Excel 2010, для того чтобы ввести число, вам необходимо выбрать вариант « фиксированное ».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение дат в диаграмме Ганта

1. Удаление лишнего пустого пространства между полосами.

Уплотнение полос задач сделает диаграмму Ганта еще лучше.

• Нажмите на любую красную полоску , чтобы выбрать их все; щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Формат ряда данных ».
• В диалоговом окне «Формат ряда данных» установите Перекрытие рядов на 100%, а Боковой зазор — на 0% (или близкий к 0%).

Диаграмма Ганта в Excel – Удаление пустого пространства в диаграмме Ганта

И вот результат наших усилий – простая, но симпатичная диаграмма Ганта в Excel:

Диаграмма Ганта в Excel – Финальная версия диаграммы Ганта

Помните, что, хотя диаграмма Excel очень хорошо имитирует диаграмму Ганта, она по-прежнему сохраняет основные функции стандартной диаграммы Excel:

• Диаграмма Ганта в Excel изменит размер при добавлении или удалении задач.
• Вы можете изменить Дату начала или Длительность, диаграмма будет отражать изменения и автоматически настраиваться.

Диаграмма Ганта в Excel шаблон

Вы можете видоизменить свою диаграмму Ганта в Excel различными способами, изменяя цвет заливки, цвет границы, тень и даже применяя трехмерный формат. Все эти параметры доступны в окне « Формат данных ».

Когда вы создали свой дизайн, хорошей идеей будет сохранить диаграмму Ганта в Excel как шаблон для будущего использования. Для этого щелкните правой клавишей мыши в области диаграммы, и выберите пункт « Сохранить как шаблон » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Сохранить шаблон диаграммы Ганта в Excel

Если вы хотите скачать бесплатно шаблон диаграммы Ганта в Excel, созданный в этой статье для примера, то он доступен по ссылке:

Как сделать график отпусков в Excel за 2 минуты

04.06.2021 | Александр Шихов | Комментарии

Каждое лето приходится согласовывать график отпусков отдела. У каждого свои планы на отдых, но работа должна идти своим чередом. Поэтому решено было, что каждую неделю в отделе должно быть минимум 2 человека. Рассказываю, как я нарисовал график отпусков в Excel, который автоматически найдет нестыковки и поможет их исправить.

Решение задачи

В нашем пример будет 5 человек. В отпуск они идут два раза за лето, по 2 недели подряд. Начнем с классической таблицы. Конец периода считаем по формуле: начало периода плюс продолжительность отпуска, в днях.

Теперь строим таблицу по неделям. Она будет похожа на диаграмму Ганта — закрашенные прямоугольники, длина которых зависит от длительности отпусков. Я расположил ее справа от таблицы.

Для начала построим колонки недель. В первые две ячейки ставим начало недели: 14.06, 21.06. Далее протягиваем мышкой, используя автозаполнение.

Теперь строим саму диаграмму. Вот формула, которую нужно напечатать в ячейке (3, 8):

Если дата начала недели попадает в первый или второй интервал отпуска, ставится цифра 1, иначе — 0. Обратите внимание, что фиксируются только номера колонок. Это нужно для протягивания формулы по всем ячейкам диапазона. Получилась таблица из 1 и 0. Выделяем ее и накладываем Условное форматирование.

Получается вот такая картина.

Добавим последний штрих — контроль конфликтов отпусков. Для этого в нижней строке суммируем число значений 1 в колонке. Обычной формулой СУММА(). А потом на эту строку тоже накладываем Условное форматирование. Только в этот раз нам нужно покрасить красным значения, большие 3. Они соответствуют неделям, когда на работе остается меньше 2-х человек.

Все, график готов!

На построение потрачено не больше 10 минут, а сэкономлены часы труда. Буду использовать этот график и в следующем году. Теперь на его составление будет тратиться всего 2 минуты: даты подправить и новые границы отпусков ввести.

Экономия времени будет расти с увеличением числа сотрудников в отделе или подразделении. По описанной технологии можно сделать сводный график по всему предприятию. Про связку таблиц по текстовым полям в Excel читайте нашу статью про функцию ВПР. Она помогает менеджерам экономить часы времени при анализе данных за разные периоды из нескольких подразделений.

График отпусков диаграмма ганта в excel

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

При создании диаграммы из данных листа, который используется дат и даты отображаются вдоль горизонтальной оси (категорий) в диаграмме, Excel автоматически изменяет оси категорий даты (время) оси. Можно также вручную изменить оси категорий ось даты.

На оси дат даты отображаются в хронологическом порядке через определенные интервалы (единицы), такие как количество дней, месяцев или лет, даже если данные на листе представлены не в последовательном порядке или с использованием разных единиц измерения.

По умолчанию Excel определяет базовые единицы для оси Дата, на основе наименьшее разницы между двумя датами в данных на листе. Например если у вас есть данные по ценам акций где наименьшее разницу между датами — семи дней, Excel задает единицу для дней, но можно изменить единицу месяцев или лет, если вы хотите просмотреть производительность акций более длительного периода времени.

Диаграмма с осью даты

На диаграмме щелкните правой кнопкой мыши по оси категорий и нажмите кнопку Формат оси.

В области Формат оси выберите вкладку Параметры оси.

Разверните Параметры оси и затем в разделе Тип оси, убедитесь, что выделена ось даты.

В группе единицы рядом с Основание выберите дней, месяцев или лет.

Если даты в диаграмме отображаются в легенда, использовать ось данных нельзя. Рекомендуется изменить способ вывода данных на диаграмме, чтобы даты отображались на оси категорий.

Дата осей доступны на биржевые диаграммы, графики, гистограммы, линейчатые диаграммы и диаграммы с областями. Дата осей недоступны в отчетах сводных диаграмм.

На диаграмме щелкните правой кнопкой мыши по оси категорий и нажмите кнопку Формат оси.

В диалоговом окне Формат оси выберите Параметры оси в левой части экрана.

В разделе Тип оси убедитесь, что выделена ось даты.

Рядом с полем Базового единицы выберите фиксированный и выберите в списке дней, месяцев или лет.

Если даты в диаграмме отображаются в легенда, использовать ось данных нельзя. Рекомендуется изменить способ вывода данных на диаграмме, чтобы даты отображались на оси категорий.

Дата осей доступны на биржевые диаграммы, графики, гистограммы, линейчатые диаграммы и диаграммы с областями. Дата осей недоступны в отчетах сводных диаграмм.

На диаграмме щелкните ось категорий или выполните указанные ниже действия, выберите ее из списка элементов диаграммы.

Щелкните диаграмму.
Откроется панель Работа с диаграммами с дополнительными вкладками Конструктор, Макет и Формат.

На вкладке Формат в группе Текущий фрагмент щелкните стрелку, расположенную рядом с полем Элементы диаграммы, и щелкните элемент диаграммы, который необходимо использовать.

На вкладке Формат в группе Текущий фрагмент щелкните Формат выделенного фрагмента.

В категории Параметры оси, в разделе Тип оси убедитесь, что выделена ось даты.

В разделе Параметры оси щелкните фиксированной для Базового единицы и в поле Единицы основание выберите дней, месяцев или лет.

Если даты в диаграмме отображаются в легенда, использовать ось данных нельзя. Рекомендуется изменить способ вывода данных на диаграмме, чтобы даты отображались на оси категорий.

Дата осей доступны на биржевые диаграммы, графики, гистограммы, линейчатые диаграммы и диаграммы с областями. Дата осей недоступны в отчетах сводных диаграмм.

Все про диаграмму Ганта

Пост для совсем начинающих РМов, которые раньше с диаграммой Ганта не работали. Опытные РМы – все, написанное ниже, вы точно знаете, дальше читать не стоит.

Вообще сейчас, после 10+ лет в управлении проектами, мне кажется, что “ну все же же знают про диаграмму Ганта, об этом даже писать как-то неприлично”. Но я тут на досуге анализировала свою кривую обучения и почему-то вспомнила, как устроилась на свою первую работу РМа, сидела на совещании с другими РМами и не понимала, что это за диаграмма, про которую все говорят, и мне было очень некомфортно. Поэтому все-таки решила – посту быть!

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта— это, наверное, самый популярный инструмент любого руководителя проекта, а именно – способ представления календарного плана проекта в виде горизонтальной гистограммы, где по вертикальной оси располагаются задачи, а по горизонтальной – даты.

На английском диаграмма Ганта называется аналогично, Gantt Chart, намного реже можно встретить понятие “ленточная диаграмма”, но это все одно и то же.

Диаграмма Ганта (Gantt Chart) названа так в честь своего создателя. Генри Лоуренс Гант жил во второй половине XIX века, изучал менеджмент, занимался вопросами человеческого фактора на производстве и т.д., и в 1910 году предложил новый и по тем временам революционный способ представления графика работ.

Ничего более вменяемого и наглядного для визуализации и планирования последовательности работ за следующие 100 лет не придумали, хотя сейчас иногда можно увидеть в фейсбуке статьи на тему “диаграмма Ганта – это уже не модно, нас всех спасет аджайл”. В такие моменты хочется сделать фейспалм и сказать “вон из профессии, это же как путать теплое и желтое”. Но уникумы встречаются, и без них было бы скучно.

Пример диаграммы Ганта

Даже если вы никогда про диаграмму Ганта не слышали, то точно ее видели.

Например (все примеры из сети):

Или вот (с дополнительным разрезом по функциям – HR, Marketing и т.д.):

По вертикали – задачи, по горизонтали – время. Все. Просто и гениально. Видно, что за чем следует, что с чем пересекается, длительность задач, и в каком порядке выполняются задачи. Считай, весь календарный план как на ладони. При желании и необходимости дополнительно можно нанести любую другую информацию – вехи, ответственных, процент выполнения, состояние (например, красным там, где все плохо), но все-таки диаграмму лучше сильно не перегружать, чтобы она оставалась читаемой и понятной для восприятия.

Кстати, использовать диаграмму Ганта можно и нужно не только по прямому назначения – в проектах, но и творчески, для других задач. Мы вот на работе в форме диграммы Ганта график отпусков ведем, сразу понятно, когда несколько человек одновременно рвутся на волю, и отпускать нельзя, а то одна в отделе останешься со всеми их проектами.

Важно понимать, что диаграмма – это просто инструмент визуализации и коммуникации календарного плана, какой-то самоценности она не имеет. А то мне тут попалась недавно на vc.ru вакансия с интересным требованием про “опыт построения диаграмм”, сразу видно, что вакансия – авторства HRа, писал ее человек вообще “не в теме” проектного управления.

Построение диаграммы Ганта

Самый популярный вопрос начинающего РМа – как построить или сделать диаграмму Ганта? Вообще, мне кажется, это интуитивно понятно, но все-таки:

1. Определиться с целевой аудиторией – для кого вы это делаете? Для того, чтобы согласовать со спонсором? Продать проект Заказчику? Дать понимание задачи подрядчику? Для того, чтобы использовать как рабочий инструмент совместно с командой? От этого будет зависеть и степень детализации, и контрольные точки, и, возможно, даже формулировки.
2. Определиться с временной шкалой – какая степень детализации вам нужна? День-неделя-месяц-квартал-год? Разметить шкалу так, чтобы заголовки были читабельны и, если вы собираетесь использовать диаграмму в презентации, – то чтобы она влезала на печатную страницу или слайд. Вроде бы мелочь, но сделать все красиво и потом понять, что это совсем нечитаемо, обычно очень обидно.
3. Определиться с перечнем задач, которые вы хотите отразить в диаграмме. Это будут все задачи? Крупные этапы? Только вехи? Спринты? В идеале задачи должны быть примерно одного масштаба.
4. Нанести дополнительные разрезы – если, например, задачи у вас отфильтрованы не по последовательности старта, а дополнительно по ответственным или по проектам (для программ портфелей или проектов) – как-то визуализировать эти разрезы.
5. Добавить любую другую информацию, которая необходима.
6. Проверить на непротиворечивость и чисто эстетическую составляющую (красивый график и читать приятно).

Поздравляю, диаграмма Ганта построена!

Диаграмма Ганта в Excel

Самый простой и популярный способ построить диаграмму Ганта – это использовать MS Excel или Google-табличку. Быстро, просто, удобно, бесплатно, легко привести в соответствие с корпоративным стилем или личным чувством прекрасного. Из минусов – при любом изменении в ходе работы (а оно обязательно будет) и при большом количестве задач будет очень неудобно обновлять всю диаграмму, сплошной ручной труд и риск сделать ошибку. Но для совсем небольших проектов или дорожных карт – это идеальный выбор.

Шаблон диаграмма Ганты в Excel выглядит так (ссылка на скачивание будет ниже):

Диаграмма Ганта в PowerPoint

Такой же простой, как и предыдущий, но намного менее популярный способ построить диаграмму Ганта – это MS Power Point или Google-презентации. Плюсы и минусы все те же самые, подойдет для проектов с небольшими шкалами задач и периодов (в силу ограничения размера слайда). Если стоит задача быстро накидать статус для управляющего комитета – отрисовка сразу в презентации будет самым правильным решением.

Шаблон диаграммы Ганта в PowerPoint выглядит так (ссылка на скачивание будет ниже):

Диаграмма Ганта в MS Project

Построить диаграмму Ганта в MS Project – способ для профессионалов. Хотя бы потому, что для этого нужно специализированное (и недешевое) программное обеспечение от Microsoft, а именно – Microsoft Project. Но зато в построенной в MS Project диаграмме можно делать практически все – автоматом считать загрузку ресурсов и критический путь проекта, по-всякому связывать задачи между собой и еще миллион всяких вещей. Сильно погружаться не буду, на эту тему есть целый отдельный пост.

А, еще один плюс MS Project – диаграмму можно посмотреть в разных представлениях (их иногда почему-то называют видами диаграммы Ганта, что не совсем корректно).

Шаблон диаграммы Ганта в MS Project выглядит так (ссылка на скачивание будет ниже):

Диаграмма Ганта онлайн

Для создания диаграмм Ганта также можно использовать следующие онлайн-инструменты (в основном все платные, но с возможностью попробовать до покупки), у каждого из них есть свои плюсы и минусы:

(по-моему, из всех только у них есть русская версия, все остальные – на английском); (не опечатайтесь в названии, если вы на работе);

Есть и другие инструменты и способы построить диаграмму Ганта онлайн и офлайн, но выше были перечислены самые популярные.

В общем, диаграмма Ганта – прекрасна и наглядна, но самое важное – это все-таки не форма, а содержание.

P.S. На обложке поста Генри Форд, а не Генри Гант, если что.

Шаблоны диаграммы Ганта

Cкачать полный комплект шаблонов диаграммы Ганта вы можете всего за 199 руб. После оплаты на почту вы получите архив с тремя шаблонами в Excel (недельным, месячным и квартальным, расположены в одном файле в разных вкладках), шаблоном Power Point и шаблоном MS Project. Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже! Скачайте шаблоны и начните использовать их прямо сейчас вместо бестолковой траты времени!